Privacy statement
Uw privacy is voor ons heel belangrijk. In ons privacy statement leest u hoe we omgaan met uw persoonlijke gegevens.
Pensioenfonds PostNL en zijn uitvoeringsorganisatie hebben persoonlijke gegevens van deelnemers en gepensioneerden nodig om de pensioenaanspraken en ingegane pensioenen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Het gaat dan bijvoorbeeld om partnergegevens, woonadressen en de burgerlijke staat.
Wij verwerken uw persoonsgegevens, hetgeen betekent dat wij deze gegevens verzamelen, gebruiken en bewaren. Pensioenfonds PostNL is ervan doordrongen dat de persoonlijke levenssfeer van de rechthebbenden in het fonds en van zijn andere relaties en van bezoekers van zijn website van essentieel belang is. Persoonlijke informatie wordt dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld en beveiligd. Uiteraard houden wij ons daarbij aan alle geldende wettelijke normen en eisen.
Pensioenfonds PostNL heeft in zijn organisatie een privacybeleid (pdf) opgesteld. Deze privacyverklaring is in lijn met dit beleid. Hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, leggen wij in deze verklaring uit.
Met uw gegevens kunnen wij onze dienstverlening aan u verder verbeteren
Pensioenfonds PostNL en/of zijn uitvoeringsorganisatie gebruiken de door u verstrekte persoonsgegevens om u te kunnen informeren over uw persoonlijke pensioensituatie. Bijvoorbeeld over uw pensioenregeling en veranderingen daarin, de hoogte van uw pensioenopbouw/uitkering en de gevolgen van veranderingen in uw werk- of privésituatie. Daarnaast gebruiken wij uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van uw pensioenregeling. De interne en wettelijke regels voor de uitwisseling van persoonsgegevens blijven daarbij van toepassing. Pensioenfonds PostNL en zijn uitvoeringsorganisatie gebruiken uw gegevens uitsluitend voor voornoemde doeleinden. Zonder uw toestemming verstrekken wij geen persoonsgegevens aan derden, tenzij de wet of de afspraken die met u gemaakt zijn ons hiertoe verplichten.
Uw persoonsgegevens zijn goed beveiligd
Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Daarom zijn onze systemen en programma’s goed beveiligd, om te voorkomen dat onbevoegden binnen en buiten onze organisatie toegang hebben tot uw persoonsgegevens.
Bijzondere persoonsgegevens
In sommige gevallen - bijvoorbeeld als de aanspraak op uitkering afhankelijk is van uw gezondheidstoestand - zijn uw medische arbeidsongeschiktheids-gegevens nodig. Deze gegevens verwerken wij extra zorgvuldig; wij zijn verantwoordelijk voor de juiste verwerking van uw gegevens. Medewerkers van de uitvoeringsorganisatie ontvangen uw medische arbeidsongeschiktheids-gegevens alleen als zij die gegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben. Zij hebben dezelfde geheimhoudingsplicht als een medisch adviseur op grond van zijn medisch beroepsgeheim.
Uw rechten
U hebt de mogelijkheid om uw persoonsgegevens in te zien en, bij eventuele onjuistheden, te laten corrigeren. Een overzicht van uw gegevens kunt u bij ons aanvragen.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Pensioenfonds PostNL behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Vanzelfsprekend past het bestuur zo nodig de privacyverklaring aan in verband met wetswijzigingen en rechtspraak. Wij raden u daarom aan deze tekst met enige regelmaat te raadplegen. De privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van het pensioenfonds.
Nóg meer weten? Lees de toelichting
Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Er zijn vele soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze dienen volgens de wetgever extra beschermd te worden. Het pensioenfonds registreert of bewaart geen bijzondere persoonsgegevens, behoudens – indien van toepassing – de mate van arbeidsongeschiktheid.
Hoe gaat Pensioenfonds PostNL om met mijn persoonsgegevens?
Pensioenfonds PostNL vindt zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met uw persoonsgegevens heel belangrijk. Zo houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij registreren en verwerken uw persoonsgegevens alleen voor onze dienstverlening.
Hieronder leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij registreren en hoe wij daarmee omgaan. Ook leest u meer over de beveiliging en geheimhouding van uw persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerkt Pensioenfonds PostNL?
Wij verwerken van alle (gewezen) deelnemers, gepensioneerden en andere rechthebbenden in het pensioenfonds in elk geval deze persoonsgegevens:
- voor- en achterna(a)m(en)
- geboorte- en overlijdensdatum
- BSN
- adres
- woonplaats
- correspondentieadres
- geslacht
- relatiegegevens/gegevens burgerlijke staat: partner, ex-partner en eventuele kinderen
- dienstverbandgegevens bij PostNL, inclusief soort dienstverband, salarisgegevens, pensioengevende toeslagen en deeltijdfactoren en gegevens eventueel voormalig dienstverband
- arbeidsongeschiktheidsgegevens
- bankrekeningnummer/IBAN
- telefoonnummer
- e-mailadres
- pensioennummer
- salaris
- aanspraken / pensioenrecht
- indicatie gemoedsbezwaard
- biometrische gegevens, als u een kopie van een id-bewijs heeft gegeven
- IP-adres computer, net als internetbrowser en apparaat-type
- gegevens over uw activiteiten op onze website
- uw toestemming wanneer u nieuwsbrieven wenst te ontvangen
In geval van overlijden van de rechthebbende verwerken wij de gegevens van de nabestaanden:
- naam
- adres- en woonplaatsgegevens
- geboortedatum
- geslacht
- financiële gegevens, zoals opgebouwd en/of uit te keren pensioen
- BSN
- telefoonnummer
- e-mailadres
- uw toestemming wanneer u nieuwsbrieven wenst te ontvangen
Bijzondere persoonsgegevens
In sommige gevallen – bijvoorbeeld als de aanspraak op uitkering afhankelijk is van uw gezondheidstoestand – zijn uw medische arbeidsongeschiktheids-gegevens nodig. Deze gegevens verwerken wij zorgvuldig. Pensioenfonds PostNL (en/of zijn uitvoeringsorganisatie(s)) is verantwoordelijk voor de juiste verwerking van uw gegevens. Medewerkers van de uitvoeringsorganisaties ontvangen uw medische arbeidsongeschiktheids-gegevens alleen als zij die gegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben. Zij hebben dezelfde geheimhoudingsplicht als een medisch adviseur op grond van zijn medisch beroepsgeheim.
E-mailtracking
In e-mails gebruiken we tracking pixels en tracking URL’s. Een tracking pixel is een elektronisch bestand (grootte normaal 1 pixel x 1 pixel) dat we in onze e-mails plaatsen. Hierdoor zien we of een e-mail geopend wordt. Een tracking URL verwijst via een tussenstap door naar een webpagina. Door tracking URL’s te gebruiken zien we of er op een link geklikt wordt. Deze gegevens analyseren we om inzicht te krijgen in de effectiviteit van onze communicatie. Op basis van dit inzicht optimaliseren we onze communicatie en zorgen we ervoor dat deze persoonlijk en relevant is voor ontvangers. We gebruiken het e-mailadres van de ontvanger om effectiviteit van onze communicatie aan een doelgroep te relateren. Daarnaast leggen het IP-adres drie weken vast om ongewenst verkeer te voorkomen. We verwerken deze gegevens wel, maar analyseren deze niet op persoonsniveau.
Waarom verwerkt Pensioenfonds PostNL mijn persoonsgegevens?
- Om (administratieve) werkzaamheden te kunnen verrichten die nodig zijn voor een goede uitvoering van de statuten en pensioenregelingen. Daar hoort ook bij dat wij uw actuele persoons- en relatiegegevens hebben, zodat wij contact met u en eventueel uw partner, gezinsleden of werkgever kunnen onderhouden.
- Om u op tijd goede informatie te kunnen geven en voor een goede communicatie met u als deelnemer.
- Voor statistische analyses.
- Om fraude te voorkomen en te bestrijden en om de veiligheid en integriteit te waarborgen van deelnemers, de financiële sector, onze organisatie en medewerkers.
- Voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het versturen van uw jaarlijkse pensioenoverzicht.
- Voor gepersonaliseerde informatie zoals opgave spaarruimte, jaaropgave en dergelijke.
Van wie verwerkt Pensioenfonds PostNL persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van:
- (gewezen) deelnemers
- gepensioneerde deelnemers
- partner, ex-partner en wezen (als zij recht hebben op wezenpensioen) van de deelnemer of gepensioneerde deelnemer
- andere rechthebbenden
- alle bezoekers van de website
- iedereen die contact met ons opneemt
Waarom verwerkt Pensioenfonds PostNL mijn persoonsgegevens?
- Wij verwerken uw persoonsgegevens om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er een grondslag zijn. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door ons zijn dit de grondslagen:
Uitvoering van een overeenkomst waar u partij bij bent of was. Bijvoorbeeld verplichtingen die voortvloeien uit:
- de pensioenovereenkomst (de overeenkomst over pensioen tussen u en uw (voormalige) werkgever)
- de uitvoeringsovereenkomst (de overeenkomst tussen uw (voormalige) werkgever en het pensioenfonds)
- het pensioenreglement (het reglement dat van toepassing is/was tussen u en het pensioenfonds)
Wettelijke verplichtingen
Bijvoorbeeld verplichtingen die voortvloeien uit:
- de Pensioenwet
- de Wet verevening pensioenrechten bij scheiding
Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens incidenteel verwerkt worden op grond van:
- uw toestemming
- een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering voor de dagelijkse bedrijfsvoering of voor het dagelijkse beheer van het pensioenfonds)
- het uitvoeren/nakomen van (contractuele) verplichtingen/afspraken
Aan wie verstrekt Pensioenfonds PostNL mijn persoonsgegevens?
Wij verstrekken zonder uw toestemming geen persoonsgegevens aan derden, tenzij de wet of het pensioen- en/of het uitvoeringsreglement dat verplicht. Dit kan bijvoorbeeld UWV, de gemeente of een eerdere pensioenuitvoerder of -verzekeraar zijn. Met partijen die uw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op die manier zorgen we voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Als wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde, dan doen wij dit enkel ter uitvoering van de pensioenovereenkomst, de uitvoeringsovereenkomst en het pensioenreglement en onder het doel waarvoor wij de persoonsgegevens hebben verzameld, op basis van een wettelijke verplichting of op basis van een gerechtvaardigd belang.
De partijen aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden verstrekt, zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:
- toezichthouders, zoals De Nederlandsche Bank (DNB), Autoriteit Financiële Markten (AFM) en Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
- overheidsinstanties, waaronder de Belastingdienst
- uitkeringsinstanties, zoals het UWV
- incasso-/debiteurenpartijen
- herverzekeraars
- (voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden
- mailingverwerkers/drukkerijen
- archiefopslagen
- ICT database/website beheer- en onderhoudsbedrijven
- IT Securitybedrijven
- onderzoekspartijen
- andere pensioenuitvoerders dan TKP Pensioen
Zijn mijn persoonsgegevens beveiligd in de Mijn Omgeving van Pensioenfonds PostNL?
Op de Mijn Omgeving staat een overzicht van uw pensioenaanspraken bij Pensioenfonds PostNL. Ook kunt u van daaruit naar de pensioenplanner. Inloggen op de Mijn Omgeving kan alleen met uw DigiD of gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gegevens op de Mijn Omgeving zijn beveiligd volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Welke maatregelen neemt Pensioenfonds PostNL voor de beveiliging en geheimhouding van mijn persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens moeten goed beveiligd zijn. Dat vinden wij erg belangrijk. Wij treffen dan ook technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan maatregelen tegen (cyber)criminaliteit, vernietiging, verlies of een andere onrechtmatige verwerking. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging. Wij evalueren de getroffen maatregelen periodiek en stellen die zo nodig bij.
Verder hebben wij met externe partijen afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens.
Uitvoerder TKP Pensioen heeft de nodige technische en organisatorische voorzieningen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of beschadiging. Dat geldt ook voor andere uitvoeringsorganisaties waar Pensioenfonds PostNL mee samenwerkt.
Verder zijn de nodige voorzieningen aanwezig die waarborgen dat vervanging of herstel kan plaatsvinden bij verlies of beschadiging van uw gegevens.
Medewerkers van uitvoeringsorganisaties zoals TKP Pensioen hebben vanwege hun ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht ter zake van persoonsgegevens. Zij zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij verwerken, behalve wanneer zij op basis van een wettelijke bepaling verplicht zijn de betreffende gegevens te verstrekken. Dit geldt ook als hun werkzaamheden erom vragen om de gegevens uit noodzaak te verstrekken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij verstrekking aan nabestaanden na het overlijden van een deelnemer. Uiteraard zal voor het verstrekken van gegevens aan nabestaanden de identiteit van de nabestaanden worden vastgesteld.
Verwerking buiten de Europese Unie
Slechts bij uitzondering kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt door een organisatie in een land buiten de Europese Unie. In dat geval worden te allen tijde passende, aanvullende maatregelen getroffen die voldoen aan de Europese maatstaven voor beveiliging van persoonsgegevens op grond van de AVG.
Het kan wel voorkomen dat een betrokkene in een land buiten Europa woont en/of verblijft. In dat geval is het wel mogelijk dat de verwerking van persoonsgegevens naar een land buiten Europa optreedt in de communicatie met de betrokkene zelf.
Welke rechten heb ik ten aanzien van mijn persoonsgegevens?
U hebt ten aanzien van uw persoonsgegevens de volgende rechten:
- U kunt het pensioenfonds vragen om inzage in uw persoonsgegevens. Neem hiervoor contact met ons op.
- U kunt het pensioenfonds vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren of te wissen.
- U kunt het pensioenfonds vragen om de verwerking van de gegevens te beperken.
- U hebt het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.
- Indien een verwerking geschiedt op basis van een verleende toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken. Neem hiervoor contact met ons op. Wij stoppen dan de gegevensverwerking die op basis van verleende toestemming wordt uitgevoerd zo snel mogelijk.
- Mocht u een klacht willen indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door het pensioenfonds dan kunt u de klacht indienen bij het pensioenfonds.
- U kunt ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens en indien u dat wenst daar een klachtmelding doen.
- Mocht u een conflict of meningsverschil hebben in verband met de eisen van het privacybeleid of over andere eisen die verband houden met de gegevensbescherming dan kunt dit ook voorleggen aan de Geschillencommissie van het pensioenfonds.
Indien u een van deze rechten wenst uit te oefenen, dient u dit aan te vragen. Wij zijn verplicht om u naar uw identificatie te vragen.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens bewaren wij met als doel om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Zolang wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor dit doel, bewaren wij uw persoonsgegevens. Daarnaast houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Hierbij sluiten wij aan bij de bewaartermijnen die gebruikelijk zijn in de pensioensector, hetgeen erop neerkomt dat uw gegevens bewaard worden tot zeven jaar na beëindiging van het recht op pensioen. In geval van waardeoverdracht of afkoop van klein pensioen bewaren wij uw persoonsgegevens tot zeven jaar na uw pensioendatum. Ook bewaren we na overlijden de persoonsgegevens tot zeven jaar na overlijdensdatum. Hebben wij uw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld en is er geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is, dan stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwijderen vervolgens de verzamelde persoonsgegevens.
Opnemen van telefoongesprekken
Pensioenfonds PostNL kan telefoongesprekken opnemen. Deze opnames gebruiken wij onder andere voor trainings- en coachingsdoeleinden, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties of voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doelen. Binnen de bewaartermijn heeft u er recht op het telefoongesprek terug te luisteren.
Cookies op de website
We maken op onze website gebruik van cookies. Lees meer over het cookiebeleid.